Η Ελληνική Ομοσπονδία Καράτε δεν συγκροτεί Εθνικές Ομάδες ούτε διεξάγει αποστολές για τα Βαλκανικά πρωταθλήματα, ως εκ τούτου οι σύλλογοι της ΕΛΟΚ είναι ελεύθεροι να συμμετάσχουν με αθλητές τους (ως αντιπροσωπευτική ομάδα) και είναι αποκλειστικά υπεύθυνοι για την μετάβαση, την διαμονή – διατροφή και την κάλυψη οποιασδήποτε δαπάνης της αποστολής των αθλητών, συνοδών και προπονητών τους.
Η ΕΛ.Ο.Κ. στα πλαίσια της αρωγής προς τα σωματεία – μέλη της, αναλαμβάνει να εκδώσει τα διεθνή δελτία των αθλητών, τις εγγραφές στην ηλεκτρονική πλατφόρμα της Βαλκανικής Ομοσπονδίας Καράτε καθώς και την καταβολή του σχετικού παραβόλου συμμετοχής στην Βαλκανική Ομοσπονδία Καράτε για λογαριασμό των σωματείων.
Οι σύλλογοι-μέλη της Ομοσπονδίας μπορούν να εκδηλώσουν ενδιαφέρον συμμετοχής των αθλητών τους έως την ΠΕΜΠΤΗ 24 ΑΠΡΙΛΙΟΥ 2025 και ώρα 22:00 στην ηλεκτρονική φόρμα της ΕΛ.Ο.Κ.: https://elok.gr/simmetoxi-balkan-children
Η διαδικασία προϋποθέτει ως βασικό κριτήριο επιλογής τη βούληση του αθλητή να συμμετέχει στην αντιπροσωπευτική ομάδα, η οποία βάση της προκήρυξης των αγώνων, δεν μπορεί να υπερβαίνει για κάθε χώρα τις 7 συμμετοχές ανά αγωνιστική κατηγορία.
Οι Σύλλογοι μπορούν να δηλώσουν τους αθλητές τους που επιθυμούν να συμμετέχουν στην διοργάνωση ανά κατηγορία, καθώς και τις αγωνιστικές τους διακρίσεις σε πρόσφατες αθλητικές διοργανώσεις, που θα αποτελέσουν τα κριτήρια αξιολόγησης, σε περίπτωση κατά την οποία ο συνολικός δηλωθείς αριθμός ανά αγωνιστική κατηγορία υπερβαίνει τους 7 αθλητές.
Η εκδήλωση ενδιαφέροντος θα πρέπει να γίνει έως την ΠΕΜΠΤΗ 24 ΑΠΡΙΛΙΟΥ 2025 και είναι δεσμευτική για το Σωματείο και τους αθλητές. Τις επόμενες ημέρες η ΕΛ.Ο.Κ., αφού επεξεργαστεί τις δηλώσεις και επαληθεύσει τις διακρίσεις, θα αναρτήσει πίνακα των ανά κατηγορία δηλωθέντων αθλητών. Στις αγωνιστικές κατηγορίες, στις οποίες ο αριθμός των δηλωθέντων αθλητών υπερβαίνει το όριο των επτά (7) συμμετοχών, θα γίνει αξιολόγηση των δηλωθέντων αθλητών από την Τεχνική Επιτροπή, κατά την οποία θα ληφθούν υπόψη οι αγωνιστικές διακρίσεις των υποψηφίων καθώς και η άποψη των προπονητών. Η τελική λίστα των συμμετεχόντων αθλητών θα ανακοινωθεί άμεσα από την γραμματεία της ΕΛ.Ο.Κ., προκειμένου έγκαιρα τα σωματεία τους, να ξεκινήσουν την διαδικασία της μετάβασης-διαμονής των αθλητών τους.
Η οριστική λίστα των αθλητών, που θα συμμετέχουν στην αντιπροσωπευτική ομάδα στο Βαλκανικό, θα δημοσιευτεί στην ιστοσελίδα της Ομοσπονδίας Καράτε.
Οι σύλλογοι είναι υπεύθυνοι για την ακρίβεια όλων των στοιχείων των αθλητών τους που δηλώνουν στην ηλεκτρονική φόρμα της ΕΛ.Ο.Κ. Σε περίπτωση λάθους ο αθλητής δεν θα μπορέσει να δηλωθεί και κατά συνέπεια να συμμετάσχει στους αγώνες.
Επίσης κατά την διαδικασία των επιτόπιων εγγραφών (Registration) κάθε διόρθωση σε οποιοδήποτε στοιχείο του αθλητή (π.χ. φωτογραφία, κατηγορία συμμετοχής κλπ) επιφέρει πρόστιμο από την Βαλκανική Ομοσπονδία ύψους 40 ευρώ για ΚΑΘΕ αλλαγή το οποίο πρέπει να καταβληθεί εκείνη την ώρα. Παρακαλούνται οι σύλλογοι να ελέγξουν τα στοιχεία των αθλητών τους κατόπιν της ολοκλήρωσης της διαδικασίας των εγγραφών στην Sportdata
Οι αθλητές υποχρεούνται σύμφωνα με την προκήρυξη της Βαλκανικής Ομοσπονδίας να διαμείνουν στα επίσημα ξενοδοχεία της διοργάνωσης.
Μετά τη δημοσίευση της λίστας και εντός τεσσάρων ημερών, οι σύλλογοι πρέπει να καταθέσουν στον λογαριασμό της ΕΛ.Ο.Κ. το αντίτιμο για το παράβολο συμμετοχής του Βαλκανικού Πρωταθλήματος (40 Ευρώ ανά κατηγορία συμμετοχής) και να στείλουν το αποδεικτικό κατάθεσης στο email info@elok.gr μαζί με φωτοαντίγραφο του ταξιδιωτικού εγγράφου του αθλητή και πρόσφατη φωτογραφία.
(Αιτιολογία Κατάθεσης: ΒΑΛΚΑΝΙΚΟ-ΕΠΩΝΥΜΟ ΑΘΛΗΤΗ-Κωδ. Συλλόγου ΕΛ.Ο.Κ.)
Οι αθλητές των συλλόγων που δεν θα καταβάλλουν εμπρόθεσμα (εντός τεσσάρων ημερών από την δημοσίευση της λίστας) το αντίτιμο συμμετοχής δεν θα δηλωθούν στην πλατφόρμα των αγώνων και κατά συνέπεια δεν θα μπορέσουν να συμμετάσχουν στους αγώνες.
Οι σύλλογοι που θα μεταβούν στο Βαλκανικό πρωτάθλημα πρέπει να φροντίσουν ώστε όλοι οι αθλητές να έχουν θεωρημένο δελτίο για το έτος 2025, κάρτα υγείας σε ισχύ, προσωπική ασφάλεια ατυχήματος και ταξιδιωτική ασφάλεια. Η εκδήλωση ενδιαφέροντος μέσω της ιστοσελίδας της ΕΛ.Ο.Κ επέχει και θέση της απαιτούμενης αίτησης για συμμετοχή σε αγώνες εξωτερικού.
Η εκδήλωση ενδιαφέροντος είναι δεσμευτική για τον σύλλογο. Παρακαλούνται να δηλώσουν μόνο οι σύλλογοι που επιθυμούν να συμμετάσχουν και οι προπονητές των συλλόγων να δώσουν ιδιαίτερη προσοχή στις κατηγορίες που θα δηλώσουν τους αθλητές τους.